In lesdeel 3 van de cursus Business Process Management staat het managen van processen centraal. U kunt nu hier alvast een deel van dit hoofdstuk bekijken: welke aspecten leg je vast in een procesmodel?

Wilt u meer weten? Bel dan een van onze ervaren opleidingsadviseurs op 040-29 72 742 of stuur een e-mail naar advies@euroforum-uitgeverij.nl.

Schrijf u hier direct in.

3.3 Procesvastlegging

Zodra de eerder beschreven randvoorwaarden zijn ingevuld, kunnen procesontwikkelaars c.q. -modelleurs beginnen met het gestructureerd vastleggen van de processen in de daarvoor geselecteerde tool. In de hierna volgende onderdelen zullen enkele aandachtspunten rond de vastlegging van processen worden aangestipt.

3.3.1 Welke aspecten leg je vast in een procesmodel?

In een procesmodel kun je een veelheid aan informatie kwijt. De informatie dichtheid van een procesmodel hangt onder andere af van de informatiebehoefte, de beoogde presentatievorm en de doelgroep. In de gehanteerde definitie van een proces zagen we reeds een aantal kernelementen die in een procesmodel vastgelegd kunnen worden.

Business processmodelling
Belangrijke vastleggingsaspecten zijn:

• Wat (procesgang).
De kern van een procesmodel bestaat uit een uiteenzetting van de afzonderlijke processtappen of activiteiten en hun onderlinge samenhang. Op hoger niveau is dit vaak een globale uiteenzetting in de vorm van een waardeketen of procesdecompositie. Op lager niveau wordt veelal een gedetailleerd processchema gebruikt met indien gewenst een koppeling naar werkinstructies.

•Waarom (doel).
Ieder proces, iedere processtap of activiteit moet een toegevoegde waarde hebben. De toegevoegde waarde van een proces, processtap of activiteit wordt bepaald door de mate waarin aan een bepaald doel of een bepaalde eis tegemoet wordt gekomen. Dit kunnen onder meer zijn: klanteisen, organisatiedoelen, kwaliteitseisen en wet- en regelgeving. In een procesmodel moet duidelijk tot uiting komen waarom een proces, processtap of activiteit wordt uitgevoerd ten behoeve van welke doelen of eisen.

•Voor wie (klant en output).
Een proces, processtap of activiteit produceert zogenaamde output; een fysiek of informatieproduct dat bestemd is voor interne of externe klanten of dat als input wordt gebruikt in een ander proces.

•Waarmee (input, middelen).
Centraal staat hier de vraag wat er nodig is bij de uitvoering van een proces, processtap of activiteit. Primair is dit input die binnen het proces wordt geraadpleegd of wordt getransformeerd tot output. Secundair zijn dit hulpmiddelen die ondersteunen bij de uitvoering, zoals machines of informatietechnologie.

•Wie (mensen, organisatie).
Indien een persoon, functionaris of afdeling betrokken is bij een proces, processtap of activiteit, kan in het procesmodel worden vastgelegd wat de betreffende rollen en verantwoordelijkheden van deze entiteiten zijn.

•Wanneer (triggers en resultaten).
Een proces is geen proces zonder begin en eind. In het procesmodel moet in de eerste plaats naar voren komen wat de aanleiding is om het proces te starten, de zogenaamde trigger. Dit is een gebeurtenis met een vaste frequentie (plangestuurd) of door een in- of externe entiteit geïnitieerd (klant gestuurd). Daarnaast moet helder zijn aangeduid wanneer het proces gereed is en wat de eindstatus is.

Om bovengenoemde kernelementen te inventariseren, kunnen procesmodelleurs gebruikmaken van bestaande documentatie, of technieken als interviews en workshops hanteren.